Hər gün dünyada 183 milyard elektron poçt göndərilir. Məktubunuzun ümumi kütlədə itməyəcəyinə əmin olmaq üçün necə məlumat verəcəyik. Və alıcı təkcə onu səbətə göndərməyib, həm də ona müsbət cavab verib. Bir iş məktubu yazma qaydaları hər kəs üçün faydalı olacaq. İstisnasız. MƏKTUBUN NASIL BAŞLADI?
Ənənəvi olaraq başlamaq lazımdır: "Hörmətli İvan Sergeeviç, salam!" Bir məktub yazarkən bir böyük şirkət klassik müraciətini dəyişdirdi "Hörmətli" "Əziz". Baxmayaraq ki, emosional cəhətdən şikayət daha isti görünürdü, tərəfdaşlar səliqəli idi. Heç bir halda "Günün yaxşı zamanları" sözünü salam kimi istifadə etməyin: birincisi, heç kim həyatında danışıqlar aparır və ikincisi, məktub alındıqda sizə qayğı verməyəcəyiniz təəssüratını ala bilərsiniz.
KİŞİ MƏQSƏDLƏRİ İSTİFADƏ EDİRƏM?
Məktub bir qəribə müraciət edildiyində və bir iş xarakteriyəsə, gülümsəyişlər ünvana aşiqlik hissi yarada bilər. Həmkarlarına ünvanlanan qeyri-rəsmi məktublarda gülüşlər qadağandır. Məktubda bir gün şirkətinizin CEO-ə ehtiyacı ola biləcəyi barədə məlumat varsa, gülümsəyən parantezin gözünü tutmasını istəyirsinizmi düşünürsünüz?
MÖCÜZƏTLƏRİN TONUNUN ETKİLƏN NEGATİF HƏLAKLARA QARŞI QALMAYACAQ?
Bir şeydən narazı qaldığınız zaman, lakin mənfi hisslərin görünüşünün günahkarı ilə əlaqəni kəsmək istəmirsinizsə, ancaq onunla konstruktiv bir dialoq aparacaqsınızsa, məktubu dərhal göndərməyin. Mətnin münaqişəyə cəlb edilməyən bir iş yoldaşına oxuyaq və ya tonu neytral bir məktub yaza biləcəyiniz zaman göndərin.
MƏQSƏDLƏRİNİZİ NƏDİR?
Məktubda həmişə bir mövzu olmalıdır. Bu durum mesajı verir və tez-tez spam halında saxlanılır. Mövzu, sizə və ya əlaqəli tərəfdaşla əməkdaşlığınızın mövzusuna toxunmaq üçün qısa və geniş olmalıdır. Misal üçün, bir konfransda, forumda və ya sərgidə bir müştəri ilə görüşdüyünüz halda, "təklif" və ya "əməkdaşlıq" mövzusunda onun qutusuna bir çox məktub gələcəyini düşünmək mantiqidir. Buna görə, adınızı və ya şirkətin adını daha yaxşı xatırlat. Əgər uzun müddət bildiyiniz halda, məktubun mövzusunda qrup işi və ya yazışma münasibətini bildirirsinizsə: "sual ...", "şərh et ..."
RƏSMİ DİLİNƏ YAXŞILAŞDIRMALIDIR?
Əgər ciddi bir iş tonunda yazılmış bir məktub aldıysanız, eyni şəkildə cavab verməlisiniz. İşgüzar yazma bu qayda pozuntusu olmamalıdır.
Təcrübə göstərir ki, rəsmi bir dildən işgüzar yazışmalarda qeyri-rəsmi bir keçid tez-tez səmərəsiz qarşılıqlı təsir göstərir. Əgər biznes məsələlərini müzakirə etsəniz və onlarla ünsiyyət dostluq vəziyyətinə düşmüşsə, tərəfdaşları öhdəliklərini yerinə yetirməyə təşviq etmək çətindir. Rəsmi dil məsafəni saxlamaq və problemləri effektiv şəkildə həll etməyə kömək edir. Formal üslubu ilk növbədə öz ifadələrində düzgünlüyünə kömək edir ki, bu da daha yaxşı nəticələrə gətirib çıxarır.
Cavab göndərmək üçün ADDRESS FƏALİYYƏTİNİ SƏBƏB ETMƏK ÜÇÜN YOXDUR?
Mövzunu "təcili" və ya "dərhal" yazmaq əvəzinə məktubun mətnində cavabı almaq istədikləri dəqiq vaxt çərçivəsini daha yaxşı ifadə etmək daha xeyirlidir. Məsələn: "Mənə belə bir tarixə qədər cavab verməyinizi xahiş edirəm" və ya "Sizdən bu tarixdən gec olmayaraq qərarı barədə məlumat verməyinizi xahiş edirəm. Cavabın gözlənilməsini gözləməsini bildirərək prosesi sürətləndirməyə çalışmayın: "Mən sizin razılığınıza ümid edirəm" və ya "mən müsbət cavab vermək istəmirəm". İnsana özü üçün düşünmək imkanı verin.
HƏR HANSI, vacib vacibdirmi?
Bu alət yalnız məktubda göstərilən halda yalnız sizin üçün deyil, həm də ünvanınız üçün çox vacibdir və vacibdir. Hesab edirəm ki, bütün hallar belədir? Bütün İnternet məktublarınızı qırmızı bayraqlar və hörmət işarələri ilə qeyd edin - yanlış. Bir xoruz və qurd haqqında nağılları xatırlayın: dərhal dərhal oxumaq üçün bir məktub lazım olduqda, bunu nəzərə almayacaqsınız.
HANSI YANAŞMAQDA YAZILAN YAZDIR?
Əgər bir şeydən imtina etmək məcburiyyətində qalırsınızsa, mesajı uğursuzluq bəyanatı ilə başlamayın. Qərarınızın səbəblərini qısaca təsvir edin və müəyyən hallarda məsələni nəzərdən keçirmək üçün mümkündür. Sizə göstərilən maraq üçün təşəkkür edirik, işin belə bir nəticəsi barədə təəssüflənin və məktubu müsbət bir qeyd ilə başa vurun, məsələn, "uğurlar diləyirəm".
MƏQSƏD VƏ YAXŞI OLA BİLMƏZ?
Mətnin strukturunu bölüşdürün, fəsillərə, paraqraflara, paraqraflara bölün. Əks halda uzun mesajı qəbul etmək çətindir. Məlumat bir davamlı parça ilə verilirsə, onda ikinci xəttdə şəxsin maraqlarını itirmək başlayır. Böyük internet məktubları tərtib etmək üçün ideal formul bu kimi görünür: bir fikir bir paraqrafdır. Kompleks cümlələr və bulanık ifadələrdən qaçınmaq da vacibdir. Məktubunuza tez bir zamanda cavab vermək üçün, şəxs ilk dəfə ondan istədiklərini başa düşməlidir.
ƏLAVƏ OLUNUB NƏDİR?
Məktubu cavablandırarkən, sonunda adınızı və soyadınızı göstərmək kifayətdir. Məktub yazmağı başlasanız, əlavə olaraq mövqeyinizi və telefon nömrəsini əlaqələndirin. Məktubun başında "Əziz ..." şikayətini istifadə edərək, "Səninlə sədaqətlə" ifadəsini bitirməyin. Yaz: "Ən Yaxşı Saygılar" və ya "Hörmətlə Sənin". Mətndə bir neçə növ imza alın və vəziyyətdən asılı olaraq istifadə edin.
KƏND TƏSƏRRÜFATINDA.
• Radicati Group şirkətinin məlumatına görə dünyada hər gün 183 milyard internet məktub göndərilir, yəni saniyədə 2 milyondan çox məktub.
Anti-spam sistemlərinin tanınmış istehsalçısı olan Kaspersky Lab, bir gündə göndərilən bütün poçtların 80% -i spam olduğunu təxmin edir.
• Gallup Media agentliyinə görə, mail.ru poçt sisteminin 70 milyon qeydiyyatdan keçmiş istifadəçisindən təxminən 8 milyon gündəlik poçt qutusunu yoxlayır.
• Spamın əksəriyyəti ABŞ, Rusiya və Polşadan göndərilir.
• Məktubla göndərilən icazəsiz reklamların ən çox oxunan mövzusu dərman və tanışlıqlardır.